Соглашение об использовании электронных документов

Общество с ограниченной ответственностью «МУЛЬТиКУБИК» (в дальнейшем – «МУЛЬТиКУБИК»), в лице Генерального директора Буховцева М.Ю., действующего на основании Устава, заключит настоящее соглашение об использовании электронных документов (далее – «Соглашение») на нижеследующих условиях с любым лицом, присоединившимся к настоящему Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации.

1.     Термины и определения

Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях:

• Электронная подпись (ЭП) - усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.
• Электронный документооборот (ЭД) – процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП.
• Оператор ЭД – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ООО «ДИРЕКТУМ».
• Направляющая Сторона – Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
• Получающая Сторона – Сторона, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи.
• Исходящий электронный документооборот – процесс отправления МУЛЬТиКУБИК документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
• Входящий электронный документооборот – процесс приема МУЛЬТиКУБИК документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи от другой Стороны.

2.     Предмет Соглашения и общие обязательства Сторон

• Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 05.02.2021 года № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами, следующими документами, а именно:
  • Счет-фактура (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@) «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»;

• Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
• Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 11.2015 N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
• Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
• Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3);
• Счет на оплату;
• Инициированные со стороны МУЛЬТиКУБИК претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
• Инициированные со стороны МУЛЬТиКУБИК договорные документы: договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, а также счет без подписания сторонами договора в письменном виде;
• Инициированные со стороны МУЛЬТиКУБИК акты сверки взаиморасчетов;
• Инициированные со стороны МУЛЬТиКУБИК письма.
• Обмен всеми иными документами осуществляется на бумажном носителе:
  • Акт взаимозачета;
  • Инициированные контрагентом акты сверки взаиморасчетов;
  • Инициированные контрагентом претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
  • Уведомление о расторжении договора (об одностороннем внесудебном отказе от договора, если возможность направления такого отказа предусмотрена законом и договором);
  • Инициированные контрагентом письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны);
  • Инициированные контрагентом официальные письма и иные документы, направление которых осуществляется в соответствии с договором.
• Настоящее Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭД, подписанными ЭП.
• Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД    исходит от Стороны, его направившей.
• Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. В период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лицами и заверенные печатью организации.
• Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составлены в форматах в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.

3.     Условия действительности квалифицированной ЭП

• Стороны используют усиленную квалифицированную ЭП, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
  • квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
  • квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
  • имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;
  • квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ и настоящим Соглашением.
• Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях квалифицированной ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений, в противном случае, до момента получения такого уведомления Сторона вправе считать квалифицированную ЭП другой Стороны не обремененной какими-либо ограничениями, а документы, подписанные такой квалифицированной ЭП - имеющими полную юридическую силу.
• Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

4.     Порядок   взаимодействия   Сторон    при   обмене   электронными                   документами, подписанными ЭП

• Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

• Получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки электронной подписи руководителя либо иных уполномоченных лиц;
• заключить с Оператором соответствующий договор согласно требованиям соответствующего Оператора;
• получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.
  • Сторона при обмене документами в порядке ЭД формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный документ в электронном виде.
  • Стороны обязуются своевременно (не позднее следующего рабочего дня¹ с момента получения документа) обмениваться извещениями/ подтверждениями в электронном виде о получении и отправке документов по телекоммуникационным каналам связи.
  • Если Направляющая и/или Получающая Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

¹ Под рабочими днями понимаются дни, не являющиеся выходными и праздничными днями по законодательству места осуществления деятельности Получающей Стороны.

• В случае необходимости внесения корректировок в направленный посредством ЭД документ, Направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный документ и информационное письмо Получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

4.6.  Входящий электронный документооборот.

• Направляющая сторона обязуется при каждой передаче пакета электронных документов через информационную систему передачи, приема, хранения и первичной обработки информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, посредством интеграционных интерфейсов из учетных систем (1С, BIS3K, SAP, Oracle и т.д.), указывать в поле «Договор Номер» блока «ИнфПолФХЖ» или в поле «НомОсн» блока «СвПродПер» идентификатор карточки договора (системный номер Договора в электронной системе документооборота OOО «МУЛЬТиКУБИК») или номер Договора поставщика полностью соответствующий номеру отраженному в карточке договора.
• Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1. Соглашения, передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

4.7.  Исходящий электронный документооборот.

• Датой выставления Получающей стороне документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла документа Оператору ЭД от МУЛЬТиКУБИК, указанная в подтверждении этого Оператора ЭД. Документ в электронном виде считается выставленным при условии, что в МУЛЬТиКУБИК через Оператора ЭД пришло извещение Получающей стороны о получении файла документа, подписанное ЭП уполномоченного лица.
• Датой приема Получающей стороной счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления Оператору электронного документа счета-фактуры МУЛЬТиКУБИК, указанная в подтверждении Оператора электронного документооборота. Счет - фактура в электронном виде считается принятой Получающей стороной, если в адрес последней поступило подтверждение Оператора ЭД о получении счета-фактуры МУЛЬТиКУБИК, и при наличии извещения Получающей стороны извещения о приеме счета-фактуры МУЛЬТиКУБИК, подписанного ЭП уполномоченного лица и подтвержденного Оператором ЭД.
• Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 1. Соглашения, передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

5.       Тестовый обмен документом

• В целях проверки работоспособности и/или совместимости технических средств Сторон и/или Операторов ЭД Стороны договариваются о тестовом периоде, в течение которого передача документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами. Тестовый период устанавливается в течение 3-х месяцев с даты первого обмена документами в электронном виде.
• Положительным результатом тестового обмена документами является налаженный процесс передачи документов в электронном виде, отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу электронного документооборота.
• В случае работоспособности и совместимости технических средств Сторон и/или Оператора ЭД Стороны прекращают дублировать электронный документооборот бумажными экземплярами документов.

6.       Прочие условия

• В случае, если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны извещение о получении электронного документа и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.
• В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.), Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.

Условия настоящего Соглашения в любое время могут быть изменены МУЛЬТиКУБИК в одностороннем порядке путем размещения Соглашения в новой редакции на сайте ООО «МУЛЬТиКУБИК» https://www.cinemood.ru, при этом заключение отдельного соглашения с лицом, присоединившимся к Соглашению, а также направление ему специального уведомления, не требуется